# Διεύθυνση αντιγράφου email

Τα email που στέλνονται ή αντιγράφονται στη **διεύθυνση αντιγράφου** καταχωρούνται, μαζί με τα συνημμένα τους, στις καρτέλες επαφών και εταιρειών που αφορούν. Τίποτα δεν απαντάται και τα εισερχόμενά σας δεν διαβάζονται ποτέ: καταχωρείται μόνο ό,τι φτάνει στη διεύθυνση.

Θα τη βρείτε στις **Ρυθμίσεις Email → Διεύθυνση αντιγράφου email**. Υπάρχουν δύο είδη:

- **Η προσωπική σας διεύθυνση**: `log-…+…@in.voicelogica.ai`. Τα email που φτάνουν σε αυτήν σημειώνονται ως **χειρισμένα από εσάς**. Χρησιμοποιήστε τη για τη δική σας Κρυφή κοιν. και τον δικό σας κανόνα προώθησης.
- **Η διεύθυνση της εταιρείας**: `log-…@in.voicelogica.ai`. Χρησιμοποιήστε τη για κοινά γραμματοκιβώτια (μια ομάδα Google, π.χ. support@) και κανόνες για όλη την εταιρεία· το άτομο που χειρίστηκε κάθε email προκύπτει από τα πεδία Από, Προς και Κοιν.

Τα email μόνο μεταξύ συναδέλφων παραλείπονται. Το ίδιο email που φτάνει πολλές φορές (Κρυφή κοιν., ομάδα και προώθηση) καταχωρείται μία φορά.

## Επιλέξτε πώς φτάνουν τα email

| Τρόπος | Τι καλύπτει | Ποιος το ρυθμίζει |
|---|---|---|
| [Επέκταση Chrome](#από-το-gmail-ή-το-outlook-στο-πρόγραμμα-περιήγησης) | Τα email που γράφετε στο Gmail ή στο Outlook στο web | Κάθε χρήστης, σε 1 λεπτό |
| [Κανόνας προώθησης](#αρχειοθέτηση-και-των-απαντήσεων-πελατών) | Τις απαντήσεις πελατών που λαμβάνετε | Κάθε χρήστης, σε 2 λεπτά |
| [Κανόνας εταιρείας](#για-όλη-την-εταιρεία) | Κάθε email προς και από πελάτες, σε κάθε εφαρμογή και κινητό | Ένας διαχειριστής email, μία φορά |

## Από το Gmail ή το Outlook στο πρόγραμμα περιήγησης

Η [επέκταση Chrome](https://docs.voicelogica.ai/el/telephony/chrome-extension/) προσθέτει την προσωπική σας διεύθυνση αντιγράφου στην Κρυφή κοιν. όταν γράφετε σε πελάτη:

1. Ανοίξτε την επέκταση, στην ενότητα **Αρχειοθέτηση email** επιλέξτε **Υπενθύμιση** ή **Αυτόματη προσθήκη** και επιτρέψτε την πρόσβαση στο Gmail και στο Outlook όταν το ζητήσει ο Chrome.
2. Γράψτε σε πελάτη. Ένα σήμα δίπλα στην **Αποστολή** δείχνει **Αρχειοθετείται στη Voice Logica** (ή **Προσθήκη** στην Υπενθύμιση). Το **×** παραλείπει ένα email.
3. Προσθέστε άτομα ή domains που δεν θέλετε ποτέ να αρχειοθετούνται στο **Να μην αρχειοθετούνται ποτέ email προς…**.

Λειτουργεί στο Gmail (κάθε λογαριασμό Gmail ή Google Workspace) και στο Outlook στο web (Microsoft 365 και outlook.com). Για εφαρμογές email υπολογιστή και κινητού χρειάζεται [κανόνας εταιρείας](#για-όλη-την-εταιρεία).

## Αρχειοθέτηση και των απαντήσεων πελατών

Η Κρυφή κοιν. καλύπτει μόνο όσα στέλνετε. Για τις απαντήσεις, προωθήστε τα εισερχόμενά σας στην προσωπική σας διεύθυνση αντιγράφου· η Voice Logica κρατά μόνο **απαντήσεις σε email που έχουν ήδη αρχειοθετηθεί** και **email από τις επαφές σας**, και απορρίπτει τα υπόλοιπα χωρίς να τα διαβάσει.

1. Στην επέκταση, ανοίξτε **Αρχειοθέτηση email → Αρχειοθέτηση και των απαντήσεων πελατών** και πατήστε **Άνοιγμα προώθησης Gmail**. Η διεύθυνσή σας έχει αντιγραφεί: πατήστε **Προσθήκη διεύθυνσης προώθησης** και επικολλήστε τη.
2. Το Gmail στέλνει κωδικό επιβεβαίωσης στη διεύθυνση· εμφανίζεται στην επέκταση ένα λεπτό αργότερα. Πληκτρολογήστε τον στο Gmail.
3. Πατήστε **Άνοιγμα φίλτρου**, επιλέξτε **Δημιουργία φίλτρου**, τσεκάρετε **Προώθηση σε** και επιλέξτε τη διεύθυνση αντιγράφου σας.

Στο Outlook: **Ρυθμίσεις → Αλληλογραφία → Κανόνες → Προσθήκη νέου κανόνα**, συνθήκη **Από: εκτός του οργανισμού μου** (ή όλα τα μηνύματα), ενέργεια **Προώθηση σε** την προσωπική σας διεύθυνση αντιγράφου.

## Για όλη την εταιρεία

Ένας διαχειριστής email μπορεί να αντιγράφει κάθε email προς και από πελάτες στη διεύθυνση της **εταιρείας**, μία φορά, για όλους και για κάθε εφαρμογή (υπολογιστή, κινητό, web). Δεν χρειάζεται επέκταση και δεν ξεχνιέται.

### Google Workspace

1. Στην [Κονσόλα διαχείρισης](https://admin.google.com) μεταβείτε στις **Εφαρμογές → Google Workspace → Gmail → Δρομολόγηση**.
2. Στη **Δρομολόγηση**, πατήστε **Διαμόρφωση** (ή **Προσθήκη άλλου κανόνα**) και δώστε όνομα, π.χ. *Αντίγραφο Voice Logica*.
3. Στα **Μηνύματα email που επηρεάζονται** τσεκάρετε **Εισερχόμενα** και **Εξερχόμενα**.
4. Επιλέξτε **Τροποποίηση μηνύματος** και, στο **Επίσης παράδοση σε**, τσεκάρετε **Προσθήκη περισσότερων παραληπτών**, πατήστε **Προσθήκη** και πληκτρολογήστε τη διεύθυνση αντιγράφου της εταιρείας.
5. Πατήστε **Αποθήκευση**. Οι αλλαγές μπορεί να χρειαστούν έως μία ώρα.

Για να ισχύει μόνο για ορισμένους, εφαρμόστε τον κανόνα σε μια οργανωτική μονάδα ή ομάδα.

### Microsoft 365 / Exchange Online

1. Στο [Κέντρο διαχείρισης Exchange](https://admin.exchange.microsoft.com) μεταβείτε στη **Ροή αλληλογραφίας → Κανόνες → Προσθήκη κανόνα → Δημιουργία νέου κανόνα**.
2. Ονομάστε τον *Αντίγραφο Voice Logica – εξερχόμενα*. **Εφαρμογή αυτού του κανόνα εάν**: *Ο παραλήπτης βρίσκεται* → **Εκτός του οργανισμού**.
3. **Εκτέλεση των εξής**: *Προσθήκη παραληπτών* → **στο πεδίο Κρυφή κοιν.** → η διεύθυνση αντιγράφου της εταιρείας. Αποθηκεύστε και ενεργοποιήστε τον κανόνα.
4. Προσθέστε δεύτερο κανόνα, *Αντίγραφο Voice Logica – εισερχόμενα*: **Εφαρμογή αυτού του κανόνα εάν** *Ο αποστολέας βρίσκεται* → **Εκτός του οργανισμού**, με την ίδια ενέργεια. Αποθηκεύστε και ενεργοποιήστε τον.

Και οι δύο κανόνες παραλείπουν τα email μόνο μεταξύ συναδέλφων, όπως και η ίδια η διεύθυνση αντιγράφου.

**Αρχειοθετούνται όλα τα εισερχόμενά μας;**
Όχι. Αρχειοθετούνται μόνο email που αφορούν κάποιον εκτός εταιρείας, στις καρτέλες των ατόμων που αφορούν. Τα προωθημένα email αρχειοθετούνται μόνο όταν είναι απάντηση σε email που έχει ήδη αρχειοθετηθεί ή προέρχονται από επαφή.

**Ορισμένα email δεν πρέπει να αρχειοθετούνται ποτέ (δικηγόροι, προσωπικά).**
Με την επέκταση, προσθέστε τα στο **Να μην αρχειοθετούνται ποτέ email προς…** ή πατήστε **×** σε εκείνο το email. Με κανόνα εταιρείας, προσθέστε εξαίρεση στον κανόνα (π.χ. το domain του παραλήπτη είναι του δικηγόρου σας).

**Θα δημιουργηθεί επαφή για κάθε newsletter;**
Όχι. Τα συστήματα email (ειδοποιήσεις ομάδων Google, επιστροφές) δεν αρχειοθετούνται ποτέ και τα προωθημένα email δεν δημιουργούν επαφές. Τα υπόλοιπα ελέγχονται από τη ρύθμιση **Δημιουργία επαφών για νέους αποστολείς** στην κάρτα της διεύθυνσης αντιγράφου.