# Εργασίες

Οι **Tasks** είναι η λίστα εκκρεμοτήτων: ποιον να καλέσετε πίσω, κλήσεις που πρέπει να γίνουν, συναντήσεις, υπενθυμίσεις και to-dos. Οι περισσότερες δημιουργούνται μόνες τους από τις κλήσεις - τις καταχωρεί ο agent - και η ομάδα τις δουλεύει από την web εφαρμογή, την εφαρμογή Windows ή την εφαρμογή iOS.

## Οι πέντε τύποι

| Τύπος | Για | Χρειάζεται |
|---|---|---|
| **Callback** | Ο καλών ζήτησε να τον καλέσετε πίσω | - |
| **Call** | Εξερχόμενη κλήση που πρέπει να γίνει | Ώρα λήξης |
| **Meeting** | Συνάντηση που κανονίστηκε στην κλήση | Ώρα έναρξης και λήξης ή διάρκεια |
| **Reminder** | Κάτι να θυμηθείτε αργότερα | Ώρα υπενθύμισης |
| **To-do** | Οτιδήποτε άλλο | Ώρα λήξης |

Κάθε εργασία έχει προτεραιότητα (High, Medium, Low), υπεύθυνο, και μπορεί να συνδεθεί με επαφή και με την κλήση από την οποία προήλθε.

## Από πού έρχονται

| Πηγή | Πώς |
|---|---|
| **Auto-create tasks** | Μετά την κλήση το AI διαβάζει τη συνομιλία και καταχωρεί μία εργασία όταν χρειάζεται σαφώς συνέχεια. Επιλέγετε ανά agent ποιους τύπους επιτρέπεται να δημιουργεί. |
| Εργαλείο **Schedule Callback** | Κατά τη διάρκεια της κλήσης ο agent καταγράφει το callback που ζήτησε ο καλών, με τον λόγο και την ώρα που προτιμά. |
| **Χειροκίνητα** | **Tasks - New task**, η καρτέλα **Tasks** μιας επαφής (**Add task**), οι εφαρμογές iOS ή Windows. |
| **Claude ή ChatGPT** | *"Θύμισέ μου να πάρω τον Νίκο τη Δευτέρα στις 10."* Δείτε [παρακάτω](#από-claude-ή-chatgpt). |

## Ενεργοποίηση αυτόματων εργασιών

1. **My Agents** - ανοίξτε τον agent - **Call results**.
2. Στο **Auto-create tasks**, ενεργοποιήστε στο **Allowed task kinds** τους τύπους που επιτρέπεται να δημιουργεί. Όλοι ανενεργοί = καμία αυτόματη εργασία.
3. Κάντε μια δοκιμαστική κλήση και ζητήστε συνέχεια, π.χ. *"Μπορεί κάποιος να με πάρει αύριο στις 3;"*
4. Κλείστε. Μόλις αναλυθεί η κλήση, η εργασία εμφανίζεται στο **Tasks**, με το **From call** να ανοίγει τη συνομιλία.

Τι κάνει το AI:

- **Callback** καταχωρείται μόνο σε κλήσεις που χειρίστηκε το ίδιο το AI (χωρίς μεταφορά σε άνθρωπο). Σε κλήσεις που μεταφέρθηκαν σε άτομο μπορεί να καταχωρεί τους άλλους τύπους.
- Η ώρα λήξης βγαίνει από όσα είπε ο καλών (*"αύριο στις 3"*). Αν δεν είπε ώρα, λήγει σε 24 ώρες.
- Θέμα και σημειώσεις γράφονται στη γλώσσα της εταιρείας, με το ποιος ζήτησε και ένα σύντομο απόσπασμα.
- Το πολύ μία εργασία ανά κλήση, και μόνο όταν η συνομιλία χρειάζεται σαφώς συνέχεια. Η κουβέντα χωρίς αίτημα δεν δημιουργεί τίποτα.

Για να καταγράφει ο agent callbacks **κατά τη διάρκεια** της κλήσης, ενεργοποιήστε το εργαλείο **Schedule Callback** στο **Skills - [Tools & Workflows](https://docs.voicelogica.ai/el/agent-configuration/built-in-tools/)**. Το **Max callbacks per caller** (1-3) εμποδίζει έναν καλούντα που ζητάει ξανά και ξανά να γεμίσει τη λίστα· πέρα από το όριο, τα email ειδοποιήσεων λαμβάνουν ειδοποίηση.

## Σε ποιον ανατίθεται

Μια αυτόματη εργασία ανατίθεται, με αυτή τη σειρά:

1. στο άτομο για το οποίο ήταν η κλήση, όταν δεν απάντησε και η κλήση πέρασε στον agent·
2. στο άτομο που ήταν στην κλήση·
3. στον κάτοχο του lead της καμπάνιας, για κλήσεις καμπάνιας·
4. αλλιώς στον διαχειριστή της εταιρείας.

Μπορείτε να την αναθέσετε αλλού από τη λίστα όποτε θέλετε.

## Τα callbacks φροντίζουν τον εαυτό τους

- **Χωρίς διπλότυπα.** Αν η ίδια επαφή ζητήσει ξανά ενώ υπάρχει ανοιχτό callback, το αίτημα προστίθεται στο ανοιχτό: το **Times called** ανεβαίνει και συνδέεται η τελευταία κλήση.
- **Κλείνουν αυτόματα.** Μετά από οποιαδήποτε κλήση όπου κάποιος από την ομάδα μίλησε πραγματικά με την επαφή, τα ανοιχτά της callbacks σημειώνονται ολοκληρωμένα.

## Η λίστα

Μενού - **Tasks**.

- **List** ή **Calendar** (μήνας / εβδομάδα / ημέρα). Σύρετε μια εργασία στο ημερολόγιο για να αλλάξετε ημερομηνία.
- Καρτέλες ανά τύπο, και φίλτρα: **Status** (ανοιχτές, εκπρόθεσμες, σήμερα, αυτή την εβδομάδα, χωρίς υπεύθυνο, ολοκληρωμένες), **Priority**, **Assignee**. Ομαδοποίηση ανά ημερομηνία, προτεραιότητα, τύπο ή υπεύθυνο.
- Σε κάθε εργασία: το κουτάκι την ολοκληρώνει (ή την ξανανοίγει), **Reschedule** (αύριο, σε μια εβδομάδα, σε δύο εβδομάδες), **Reassign**, **Edit**, **Delete**. Τα callbacks έχουν **Call** αντί για Edit.
- Το **From call** ανοίγει την κλήση με απομαγνητοφώνηση και ηχογράφηση· το όνομα ανοίγει την επαφή.

Οι συνδεδεμένες εργασίες εμφανίζονται και στην καρτέλα **Tasks** και στο ιστορικό της επαφής.

## Στις εφαρμογές

| Εφαρμογή | Πού | Τι κάνετε |
|---|---|---|
| **iOS** | Καρτέλα **Pending** (ο αριθμός μετρά ανοιχτές εργασίες και μη ακουσμένα φωνητικά μηνύματα) | Ανοιχτές / ολοκληρωμένες / όλες, ανά ημερομηνία. Προσθήκη, επεξεργασία, ολοκλήρωση (πατήστε τον κύκλο), διαγραφή (σύρσιμο), άνοιγμα κλήσης ή επαφής. |
| **Windows** | **Tasks** | Ό,τι και στη web σελίδα: λίστα και ημερολόγιο, φίλτρα, αλλαγή ημερομηνίας, ανάθεση, κλήση πίσω. |

## Email όταν μια εργασία είναι δική σας

Ο υπεύθυνος λαμβάνει email όταν:

- ο agent του καταχωρεί εργασία από μια κλήση (με σύνδεσμο στην κλήση), ή
- κάποιος άλλος του δημιουργεί εργασία ή του την αναθέτει.

Όσες εργασίες φτιάχνετε για τον εαυτό σας δεν στέλνουν τίποτα, και ένα επαναλαμβανόμενο αίτημα που ενώνεται σε ανοιχτό callback δεν ξαναστέλνει email. Το email έχει θέμα, επαφή, ώρα λήξης, σημειώσεις και κουμπί **Open Tasks**.

Ο καθένας τα απενεργοποιεί από το **Profile - Email για εργασίες**. Push στο κινητό δεν υπάρχει ακόμα: στο iOS, ελέγχετε την καρτέλα **Pending**.

## Ποιος βλέπει ποιες εργασίες

**Team and access** - ανοίξτε την πρόσβαση του χρήστη - **Contacts & data** - **Tasks**:

| Ρύθμιση | Βλέπει |
|---|---|
| **No access** | Τίποτα |
| **Own Tasks** | Μόνο όσες έχουν ανατεθεί σε αυτόν |
| **All Tasks** | Όλες τις εργασίες της εταιρείας |

Οι διαχειριστές βλέπουν πάντα όλες. Ένας υπάλληλος υποστήριξης που πρέπει να βλέπει μόνο τα δικά του callbacks παίρνει **Own Tasks**.

## Από Claude ή ChatGPT

Με τον [connector για Claude και ChatGPT](https://docs.voicelogica.ai/el/integrations/claude-chatgpt/):

- *"Ποιος περιμένει callback; Υπάρχει κάτι εκπρόθεσμο;"*
- *"Τι έχω στη λίστα μου σήμερα;"*
- *"Θύμισέ μου να στείλω στην Ελένη την προσφορά την Παρασκευή στις 10."*
- *"Σημείωσε ολοκληρωμένο το callback για τον Νίκο."*
- *"Να δημιουργούνται αυτόματα εργασίες όταν κάποιος ζητά callback ή συνάντηση."* - ενεργοποιεί το **Auto-create tasks** στον agent.

## Αντιμετώπιση προβλημάτων

**Οι κλήσεις τελειώνουν αλλά δεν εμφανίζονται εργασίες**

1. Στο **Call results - Allowed task kinds** είναι ενεργός τουλάχιστον ένας τύπος για *αυτόν* τον agent.
2. Το **Callback** βγαίνει μόνο από κλήσεις που χειρίστηκε το AI. Αν η κλήση μεταφέρθηκε σε άτομο, ενεργοποιήστε άλλο τύπο (Call, Reminder, To-do).
3. Ο καλών πρέπει να ζητήσει πράγματι κάτι. Δοκιμάστε με σαφές αίτημα: *"Πάρτε με αύριο στις 3."*

**Ο ίδιος καλών ζήτησε τρεις φορές αλλά υπάρχει ένα callback**

Έτσι είναι σχεδιασμένο: τα επαναλαμβανόμενα αιτήματα ενώνονται στο ανοιχτό callback. Το **Times called** δείχνει πόσες φορές ζήτησε.

**Ένα callback εξαφανίστηκε από τις ανοιχτές**

Κάποιος από την ομάδα μίλησε με την επαφή σε επόμενη κλήση, οπότε έκλεισε αυτόματα. Βρίσκεται στις **Completed**.

**Δεν βλέπω τις εργασίες του συναδέλφου μου**

Η πρόσβασή σας είναι **Own Tasks**. Ζητήστε από διαχειριστή να ορίσει **All Tasks** στο **Team and access**.

## Επόμενα βήματα

[Call results](https://docs.voicelogica.ai/el/agent-configuration/call-results/) - εκεί βρίσκεται το Auto-create tasks.  
[Tools & Workflows](https://docs.voicelogica.ai/el/agent-configuration/built-in-tools/) - το εργαλείο Schedule Callback.  
[Τι μπορείτε να ζητήσετε από Claude και ChatGPT](https://docs.voicelogica.ai/el/integrations/what-you-can-ask/) - όλα τα υπόλοιπα.