Αποστολή email από τη δική σας διεύθυνση

Τα email που αποστέλλει η Voice Logica για λογαριασμό σας (από έναν Ψηφιακό Βοηθό AI κατά τη διάρκεια κλήσης, από μια ροή εργασίας, μια καμπάνια ή από το Claude / ChatGPT μέσω MCP) αποστέλλονται από το γραμματοκιβώτιο που συνδέετε. Οι παραλήπτες βλέπουν τη διεύθυνσή σας και οι απαντήσεις τους φτάνουν στα εισερχόμενά σας.

Χωρίς συνδεδεμένο γραμματοκιβώτιο

Εάν δεν έχει συνδεθεί γραμματοκιβώτιο, τα email αποστέλλονται από τη διεύθυνση no-reply@voicelogica.ai. Οι απαντήσεις πηγαίνουν στο email του χρήστη που έκανε την αποστολή (το email σύνδεσης στη Voice Logica). Σε αυτή την περίπτωση το Claude ή το ChatGPT σας ενημερώνει και προτείνει τη σύνδεση του γραμματοκιβωτίου σας.

Συνιστάται να συνδέσετε γραμματοκιβώτιο πριν από αποστολές προς πελάτες ή υποψήφιους πελάτες: ένα email από τη δική σας διεύθυνση αναγνωρίζεται ως email της επιχείρησής σας και είναι λιγότερο πιθανό να καταλήξει στα ανεπιθύμητα.

Σύνδεση από την εφαρμογή

1. Μεταβείτε στο Email → Γραμματοκιβώτια → Προσθήκη γραμματοκιβωτίου.
2. Επιλέξτε τύπο:
   • Gmail: οποιοσδήποτε λογαριασμός Gmail ή Google Workspace. Συνδεθείτε με Google και αποδεχθείτε όλα τα δικαιώματα.
   • Outlook: Microsoft 365, Outlook.com ή Hotmail. Συνδεθείτε με Microsoft. Υποστηρίζεται η σύνδεση δύο βημάτων (MFA).
   • Προσαρμοσμένο: οποιοσδήποτε άλλος πάροχος (εταιρεία φιλοξενίας, Zoho, εταιρικός διακομιστής email) μέσω IMAP και SMTP.
3. Το γραμματοκιβώτιο εμφανίζεται στη λίστα. Στην ενότητα Χρήστες ορίστε ποια μέλη της ομάδας μπορούν να αποστέλλουν από αυτό.

Σύνδεση από το Claude ή το ChatGPT

Ζητήστε, για παράδειγμα: «Σύνδεσε το Gmail μου, ώστε τα email να φεύγουν από τη διεύθυνσή μου.» ή «Σύνδεσε το γραμματοκιβώτιο info@etaireia.gr.»

• Gmail ή Outlook: λαμβάνετε έναν σύνδεσμο σύνδεσης. Ανοίξτε τον, συνδεθείτε με τον λογαριασμό από τον οποίο θέλετε να αποστέλλετε και αποδεχθείτε. Επιστρέφοντας στη συνομιλία, ρωτήστε «συνδέθηκε το γραμματοκιβώτιό μου;» για επιβεβαίωση.
• Άλλος πάροχος: δώστε τα στοιχεία του διακομιστή από τη σελίδα ρυθμίσεων email του παρόχου σας. Η σύνδεση δοκιμάζεται πρώτα και το γραμματοκιβώτιο αποθηκεύεται μόνο εφόσον λειτουργεί.

Στοιχείο	Συνήθως
Διακομιστής (host)	mail.etaireia.gr ή αυτός που δίνει ο πάροχός σας
Όνομα χρήστη	Η πλήρης διεύθυνση email
Κωδικός	Ο κωδικός του γραμματοκιβωτίου ή κωδικός εφαρμογής, εάν τον απαιτεί ο πάροχος
Θύρα IMAP	993 (SSL)
Θύρα SMTP	465 (SSL) ή 587 (STARTTLS)

Από εκεί και πέρα, κάθε email από τη συνομιλία αποστέλλεται από αυτό το γραμματοκιβώτιο. Εάν έχετε περισσότερα από ένα, αναφέρετε από ποιο θα γίνει η αποστολή.

Για προγραμματιστές, οι ενέργειες MCP είναι messages_query → list_mailboxes και messages_execute → connect_mailbox (type: gmail, outlook ή custom) και send_email. Το list_mailboxes εμφανίζει τα γραμματοκιβώτια που σας έχουν ανατεθεί. Οι διαχειριστές και οι account managers βλέπουν όλα τα γραμματοκιβώτια της εταιρείας, το καθένα με την ένδειξη assigned: οποιοδήποτε από αυτά μπορεί να οριστεί ως γραμματοκιβώτιο ενός κόμβου Send Email σε ροή εργασίας, ενώ το send_email αποστέλλει μόνο από όσα σας έχουν ανατεθεί.

Συχνά προβλήματα

• «Invalid mailbox credentials»: ελέγξτε τον διακομιστή και τις θύρες. Οι λογαριασμοί Gmail και Outlook συνδέονται με τον δικό τους τύπο, όχι ως Προσαρμοσμένο. Πολλοί πάροχοι απαιτούν κωδικό εφαρμογής αντί του κανονικού.
• «Multiple mailboxes are connected»: αναφέρετε από ποιο γραμματοκιβώτιο θα γίνει η αποστολή ή ζητήστε τη λίστα των γραμματοκιβωτίων σας.
• «You are not authorized to send from this mailbox»: το γραμματοκιβώτιο ανήκει σε συνάδελφο. Ζητήστε από έναν διαχειριστή να σας προσθέσει στο Email → Γραμματοκιβώτια → επεξεργασία → Χρήστες.