Εργασίες
Οι Tasks είναι η λίστα εκκρεμοτήτων: ποιον να καλέσετε πίσω, κλήσεις που πρέπει να γίνουν, συναντήσεις, υπενθυμίσεις και to-dos. Οι περισσότερες δημιουργούνται μόνες τους από τις κλήσεις - τις καταχωρεί ο agent - και η ομάδα τις δουλεύει από την web εφαρμογή, την εφαρμογή Windows ή την εφαρμογή iOS.
Οι πέντε τύποι
Ενότητα με τίτλο «Οι πέντε τύποι»| Τύπος | Για | Χρειάζεται |
|---|---|---|
| Callback | Ο καλών ζήτησε να τον καλέσετε πίσω | - |
| Call | Εξερχόμενη κλήση που πρέπει να γίνει | Ώρα λήξης |
| Meeting | Συνάντηση που κανονίστηκε στην κλήση | Ώρα έναρξης και λήξης ή διάρκεια |
| Reminder | Κάτι να θυμηθείτε αργότερα | Ώρα υπενθύμισης |
| To-do | Οτιδήποτε άλλο | Ώρα λήξης |
Κάθε εργασία έχει προτεραιότητα (High, Medium, Low), υπεύθυνο, και μπορεί να συνδεθεί με επαφή και με την κλήση από την οποία προήλθε.
Από πού έρχονται
Ενότητα με τίτλο «Από πού έρχονται»| Πηγή | Πώς |
|---|---|
| Auto-create tasks | Μετά την κλήση το AI διαβάζει τη συνομιλία και καταχωρεί μία εργασία όταν χρειάζεται σαφώς συνέχεια. Επιλέγετε ανά agent ποιους τύπους επιτρέπεται να δημιουργεί. |
| Εργαλείο Schedule Callback | Κατά τη διάρκεια της κλήσης ο agent καταγράφει το callback που ζήτησε ο καλών, με τον λόγο και την ώρα που προτιμά. |
| Χειροκίνητα | Tasks - New task, η καρτέλα Tasks μιας επαφής (Add task), οι εφαρμογές iOS ή Windows. |
| Claude ή ChatGPT | “Θύμισέ μου να πάρω τον Νίκο τη Δευτέρα στις 10.” Δείτε παρακάτω. |
Ενεργοποίηση αυτόματων εργασιών
Ενότητα με τίτλο «Ενεργοποίηση αυτόματων εργασιών»- My Agents - ανοίξτε τον agent - Call results.
- Στο Auto-create tasks, ενεργοποιήστε στο Allowed task kinds τους τύπους που επιτρέπεται να δημιουργεί. Όλοι ανενεργοί = καμία αυτόματη εργασία.
- Κάντε μια δοκιμαστική κλήση και ζητήστε συνέχεια, π.χ. “Μπορεί κάποιος να με πάρει αύριο στις 3;”
- Κλείστε. Μόλις αναλυθεί η κλήση, η εργασία εμφανίζεται στο Tasks, με το From call να ανοίγει τη συνομιλία.
Τι κάνει το AI:
- Callback καταχωρείται μόνο σε κλήσεις που χειρίστηκε το ίδιο το AI (χωρίς μεταφορά σε άνθρωπο). Σε κλήσεις που μεταφέρθηκαν σε άτομο μπορεί να καταχωρεί τους άλλους τύπους.
- Η ώρα λήξης βγαίνει από όσα είπε ο καλών (“αύριο στις 3”). Αν δεν είπε ώρα, λήγει σε 24 ώρες.
- Θέμα και σημειώσεις γράφονται στη γλώσσα της εταιρείας, με το ποιος ζήτησε και ένα σύντομο απόσπασμα.
- Το πολύ μία εργασία ανά κλήση, και μόνο όταν η συνομιλία χρειάζεται σαφώς συνέχεια. Η κουβέντα χωρίς αίτημα δεν δημιουργεί τίποτα.
Για να καταγράφει ο agent callbacks κατά τη διάρκεια της κλήσης, ενεργοποιήστε το εργαλείο Schedule Callback στο Skills - Tools & Workflows. Το Max callbacks per caller (1-3) εμποδίζει έναν καλούντα που ζητάει ξανά και ξανά να γεμίσει τη λίστα· πέρα από το όριο, τα email ειδοποιήσεων λαμβάνουν ειδοποίηση.
Σε ποιον ανατίθεται
Ενότητα με τίτλο «Σε ποιον ανατίθεται»Μια αυτόματη εργασία ανατίθεται, με αυτή τη σειρά:
- στο άτομο για το οποίο ήταν η κλήση, όταν δεν απάντησε και η κλήση πέρασε στον agent·
- στο άτομο που ήταν στην κλήση·
- στον κάτοχο του lead της καμπάνιας, για κλήσεις καμπάνιας·
- αλλιώς στον διαχειριστή της εταιρείας.
Μπορείτε να την αναθέσετε αλλού από τη λίστα όποτε θέλετε.
Τα callbacks φροντίζουν τον εαυτό τους
Ενότητα με τίτλο «Τα callbacks φροντίζουν τον εαυτό τους»- Χωρίς διπλότυπα. Αν η ίδια επαφή ζητήσει ξανά ενώ υπάρχει ανοιχτό callback, το αίτημα προστίθεται στο ανοιχτό: το Times called ανεβαίνει και συνδέεται η τελευταία κλήση.
- Κλείνουν αυτόματα. Μετά από οποιαδήποτε κλήση όπου κάποιος από την ομάδα μίλησε πραγματικά με την επαφή, τα ανοιχτά της callbacks σημειώνονται ολοκληρωμένα.
Η λίστα
Ενότητα με τίτλο «Η λίστα»Μενού - Tasks.
- List ή Calendar (μήνας / εβδομάδα / ημέρα). Σύρετε μια εργασία στο ημερολόγιο για να αλλάξετε ημερομηνία.
- Καρτέλες ανά τύπο, και φίλτρα: Status (ανοιχτές, εκπρόθεσμες, σήμερα, αυτή την εβδομάδα, χωρίς υπεύθυνο, ολοκληρωμένες), Priority, Assignee. Ομαδοποίηση ανά ημερομηνία, προτεραιότητα, τύπο ή υπεύθυνο.
- Σε κάθε εργασία: το κουτάκι την ολοκληρώνει (ή την ξανανοίγει), Reschedule (αύριο, σε μια εβδομάδα, σε δύο εβδομάδες), Reassign, Edit, Delete. Τα callbacks έχουν Call αντί για Edit.
- Το From call ανοίγει την κλήση με απομαγνητοφώνηση και ηχογράφηση· το όνομα ανοίγει την επαφή.
Οι συνδεδεμένες εργασίες εμφανίζονται και στην καρτέλα Tasks και στο ιστορικό της επαφής.
Στις εφαρμογές
Ενότητα με τίτλο «Στις εφαρμογές»| Εφαρμογή | Πού | Τι κάνετε |
|---|---|---|
| iOS | Καρτέλα Pending (ο αριθμός μετρά ανοιχτές εργασίες και μη ακουσμένα φωνητικά μηνύματα) | Ανοιχτές / ολοκληρωμένες / όλες, ανά ημερομηνία. Προσθήκη, επεξεργασία, ολοκλήρωση (πατήστε τον κύκλο), διαγραφή (σύρσιμο), άνοιγμα κλήσης ή επαφής. |
| Windows | Tasks | Ό,τι και στη web σελίδα: λίστα και ημερολόγιο, φίλτρα, αλλαγή ημερομηνίας, ανάθεση, κλήση πίσω. |
Email όταν μια εργασία είναι δική σας
Ενότητα με τίτλο «Email όταν μια εργασία είναι δική σας»Ο υπεύθυνος λαμβάνει email όταν:
- ο agent του καταχωρεί εργασία από μια κλήση (με σύνδεσμο στην κλήση), ή
- κάποιος άλλος του δημιουργεί εργασία ή του την αναθέτει.
Όσες εργασίες φτιάχνετε για τον εαυτό σας δεν στέλνουν τίποτα, και ένα επαναλαμβανόμενο αίτημα που ενώνεται σε ανοιχτό callback δεν ξαναστέλνει email. Το email έχει θέμα, επαφή, ώρα λήξης, σημειώσεις και κουμπί Open Tasks.
Ο καθένας τα απενεργοποιεί από το Profile - Email για εργασίες. Push στο κινητό δεν υπάρχει ακόμα: στο iOS, ελέγχετε την καρτέλα Pending.
Ποιος βλέπει ποιες εργασίες
Ενότητα με τίτλο «Ποιος βλέπει ποιες εργασίες»Team and access - ανοίξτε την πρόσβαση του χρήστη - Contacts & data - Tasks:
| Ρύθμιση | Βλέπει |
|---|---|
| No access | Τίποτα |
| Own Tasks | Μόνο όσες έχουν ανατεθεί σε αυτόν |
| All Tasks | Όλες τις εργασίες της εταιρείας |
Οι διαχειριστές βλέπουν πάντα όλες. Ένας υπάλληλος υποστήριξης που πρέπει να βλέπει μόνο τα δικά του callbacks παίρνει Own Tasks.
Από Claude ή ChatGPT
Ενότητα με τίτλο «Από Claude ή ChatGPT»Με τον connector για Claude και ChatGPT:
- “Ποιος περιμένει callback; Υπάρχει κάτι εκπρόθεσμο;”
- “Τι έχω στη λίστα μου σήμερα;”
- “Θύμισέ μου να στείλω στην Ελένη την προσφορά την Παρασκευή στις 10.”
- “Σημείωσε ολοκληρωμένο το callback για τον Νίκο.”
- “Να δημιουργούνται αυτόματα εργασίες όταν κάποιος ζητά callback ή συνάντηση.” - ενεργοποιεί το Auto-create tasks στον agent.
Αντιμετώπιση προβλημάτων
Ενότητα με τίτλο «Αντιμετώπιση προβλημάτων»Οι κλήσεις τελειώνουν αλλά δεν εμφανίζονται εργασίες
- Στο Call results - Allowed task kinds είναι ενεργός τουλάχιστον ένας τύπος για αυτόν τον agent.
- Το Callback βγαίνει μόνο από κλήσεις που χειρίστηκε το AI. Αν η κλήση μεταφέρθηκε σε άτομο, ενεργοποιήστε άλλο τύπο (Call, Reminder, To-do).
- Ο καλών πρέπει να ζητήσει πράγματι κάτι. Δοκιμάστε με σαφές αίτημα: “Πάρτε με αύριο στις 3.”
Ο ίδιος καλών ζήτησε τρεις φορές αλλά υπάρχει ένα callback
Έτσι είναι σχεδιασμένο: τα επαναλαμβανόμενα αιτήματα ενώνονται στο ανοιχτό callback. Το Times called δείχνει πόσες φορές ζήτησε.
Ένα callback εξαφανίστηκε από τις ανοιχτές
Κάποιος από την ομάδα μίλησε με την επαφή σε επόμενη κλήση, οπότε έκλεισε αυτόματα. Βρίσκεται στις Completed.
Δεν βλέπω τις εργασίες του συναδέλφου μου
Η πρόσβασή σας είναι Own Tasks. Ζητήστε από διαχειριστή να ορίσει All Tasks στο Team and access.